Vergaderen is voor veel bedrijven een belangrijk onderdeel van de werkzaamheden. Het geeft de ruimte om te brainstormen, om projecten uit te werken en de neuzen allemaal dezelfde kant op te krijgen. Overleg zorgt ervoor dat er nieuwe, frisse ideeën op tafel komen. Maar hoe richt je een vergaderruimte op een efficiënte manier in? Een goede indeling van de ruimte kan ervoor zorgen dat mensen geïnspireerd raken en met vernieuwende inzichten komen, terwijl een verkeerd ingerichte vergaderzaal juist een averechts effect kan hebben.
In dit artikel vertellen we je hoe je de inrichting van een vergaderruimte aan kunt pakken, en waar je rekening mee moet houden.
Zorg voor ruimte
Het is belangrijk er als eerste bij stil te staan wat het doel van de vergaderruimte is. Hoeveel mensen zullen er in de ruimte bij elkaar komen? Gaat de vergaderruimte vooral gebruikt worden voor intern overleg, of komen er ook klanten over de vloer? Ligt de nadruk op het opwekken van creativiteit, of moet het de ruimte bieden om presentaties te kunnen geven? Wanneer je het doel van de ruimte in kaart hebt gebracht kan je beter inschatten wat er nodig is om deze op de juiste manier in te richten.
Comfortabele meubelen
Het is belangrijk dat een vergaderruimte over de juiste meubelen beschikt. Wanneer de overleggen lang duren wil je niet dat jij of je medewerkers last gaan krijgen van oncomfortabele stoelen. Je doet er goed aan te investeren in kwalitatief goede meubelen. Zorg bijvoorbeeld voor goede stoelen. Een bekend merk dat ergonomische bureaustoelen produceert is Herman Miller. Misschien herken je de Herman Miller Aeron wel: deze stoel heeft veel verschillende toepassingen en is in menig kantoor te vinden. Ze zitten comfortabel en zijn volledig verstelbaar, waardoor ze voor elk lichaam geschikt zijn.
Staand vergaderen
Er komt steeds meer aandacht voor de nadelige gevolgen die lang achter elkaar zitten met zich meebrengt. Een zittende positie is niet natuurlijk voor de mens. Langdurig zitten brengt verschillende gezondheidsrisico’s met zich mee. En daar blijft het niet bij: door te zitten neem je een inactieve houding aan. Geregeld bewegen en staan zorgt er niet alleen voor dat je lichaam in goede conditie blijft, maar ook dat je hoofd sneller ruimte heeft voor nieuwe ideeën.
Het wordt hierdoor steeds populairder om staand te werken, bijvoorbeeld met behulp van zit-sta-bureaus. Dit principe kun je ook in de vergaderruimte toepassen. Door staand te vergaderen aan zit-sta tafels zorg je dat iedereen alert is en bij de les blijft. Uit onderzoek blijkt dat staande vergaderingen sneller gaan dan vergaderingen waarbij iedereen zit. Dit maakt het een efficiëntere manier van vergaderen, een interessant gegeven om mee te nemen wanneer je jouw nieuwe vergaderruimte inricht.
